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友人の黒野明子さん（以下、ニックネームのcremaさんで表記）が先日、セミナーイベントに出演されたのですが、
私は裏方の裏方（？）に関わらせていただきました。

MT4LP5（イベント公式サイト）
MT4LP5リハーサル覚え書き （cremaさんのブログ）

プレゼン本番の前にプライベートなリハーサルを開く、というのはcremaさんご自身の提案だったのですが、
私はリハーサルのアジェンダと評価方法の提案、あとリハでのファシリテーションを買って出ました。
（リハの進行はcremaさんにお任せし、ちょっとコメントが欲しそうな場面に促したり、
アジェンダを復唱したりといった、さりげないサポートをしてみました）

以下、私がどういう観点でサポートしたかを記しておきます。

その1：アジェンダづくりは「逆算」＆「メインのアジェンダ」を念頭に

まず、与えられた時間から、メインのアジェンダを引き算します。
リハーサルは、都内の某所で、普通の会社の営業時間後（夜間帯）に2時間半ほどを確保していました。
2時間半もあれば長丁場に思えます。

cremaさんのプレゼンでの持ち時間は70分程度だそうです。
150分マイナス70分＝80分。
私は、「リハーサルを1回通してしまえばあっという間に時間切れだ」と焦りました。

あっという間？
そうなんです。ミーティングには幾種類もの段取りがあり、どれかが欠けると、
参加者に不満が出たり、効率的にフィードバックを得にくくなります。
同じ会社の人間同士の、定例ミーティングであれば遅刻者が出ても、延長しても、勢いや事後のフォローで
なんとかなるでしょう。
今回は有志による企画で、かつリハーサルも1回きりでした。
ですので、発表者にも、参加者にも負荷をかけないアジェンダづくりが至上命題（大げさですが）だと捉えました。
ということで、重要でないように思えて、実は生産性に関わるする要素も引き算に入れていきます。

冒頭の挨拶・自己紹介：20分
（実はここで、若干遅刻する方の到着なども考慮しています）
休憩：15分
締めの挨拶と片付け：5分

計40分。
リハーサル以外に与えられた時間80分マイナス40分＝40分！

40分程度で、参加者の講評を集めなくてはいけません。
けれど、挨拶や休憩などの「40分」は短縮せずに、下記のようなアジェンダ案をcremaさんに提出しました。

開始〜開始20分後
主旨と進め方の説明、参加者自己紹介
ほか、飲み物の用意など

開始20分後〜開始1時間半後
リハーサル
（70分間若干の延長を想定）

開始1時間半後〜開始1時間45分後
休憩

開始1時間45分後〜開始2時間25分後
講評

開始2時間25分後〜終了時間
締めの挨拶・片付け

その2：情報を「気持ちよく」「取り出しやすく」するツールを用意

こうしてアジェンダを組み立てたら（cremaさんからも了解をいただきました）、参加者の人数、
参加者の職業や立場なども考慮にいれ、講評の形式を検討します。

当初は、参加者は12名程度（cremaさんを除く）を予定していました。
元々の知り合いなので、人数に大きな増減はないと推定します。
すると一人あたりに与えられた講評の時間は3分強です。

さらに、考えすぎの私は、

・声の大きい人のコメントに、みんなが「右に同じ」的なコメントを発言するのではないか
・プレゼンターは、どちらかというと主観的、感覚的な講評を強く記憶し、そればかり気にとめてしまい
　テクニカルな部分や細かな要素をケアしそびれるのではないか
・講評時間そのものの時間切れ。メールなどで後追いのフォローも可能ではあるが、
　言いたいことが五月雨式だと、再修正の効率性に支障をきたすのではないか

といったことを気にかけました。

参加者のみなさんの名誉のために言いますと、彼らの能力や性格そのものを疑っているわけではありません。
プレゼンを評価する人間はWebのプロであっても、評価の仕方や評価の伝え方についてはプロとは限らないという事実と、
やはり講評の時間に制限があるという2つの制約があることを念頭に置きました。

私のような未熟者が申しあげるのも僭越ですが、参加者のコミュニケーション能力や集中力に依存しない仕組みを
用意しなくてはいけません。
出来るだけ多面的な評価が可能で、プレゼンターの「熱」が冷めた後も、きちんと振り返りのできる方法が望まれます。

結果、私から提案したのは、

参加者を「自由に感想を述べるグループ」と「ある評価軸に沿った採点をする」グループに二分する
評価軸以外の設問を書いたアンケートを配布し、それは参加者全員に記入してもらう

というやり方でした。

自由に感想を述べる場合、「気付いたこと」ベースで、感覚的なことや印象に残ったことを多く語るものです。
評価軸に沿って採点すれば、定性的な要素を、比較的冷静に判断し、端的に評価できます。
参加者の印象オンリーで再修正を促すのでも、採点ベースの無機質な評価に終始するのでもなく、
両者がそれぞれを補えたらな、と考えました。

グループ分けの人選は、参加者を招待したcremaさんご自身にお願いしました。
（グループごとに、こういう資質のある人が適しているだろうというポイントは伝えました）

もちろん、両グループともに、全員が口頭で講評を述べることとし、リハ当日は人の講評を聞いた他の参加者が
感じたことを口に出せるような柔らかい雰囲気づくりにも配慮しました。
その上で時間切れになったこと、口頭では伝えきれなかったが紙に残して読みかえして欲しいものは
アンケートや、個別のメールで吸収するようすれば、のちのプレゼン資料の再修正も楽に、漏れなく対応できます。

そのようなわけで、当日、参加全員にアンケートと、評価をするグループの人には評価用のシートの2枚が
配られました。
たかが紙ペラですが、紙ペラ1枚ないし2枚をきちんと書き込んでもらうために、これだけのことを考え、
設問もcremaさんとメールでやりとりし、配るタイミングまで検討しました。
言い換えれば、発信したい情報、得たい情報を取り出しやすく、かつ気持ちよく取り出すために工夫をこらしました。


結果、どうだったか
私からの提案に、cremaさんは終始快諾してくださり、互いに意見交換をしつつ、リハーサルを迎えました。
（とはいえ、メールのみのやりとりで、往復4回くらいだったと思います）

リハーサル当日は、終始和やかなムードで、私の取り越し苦労だったかなという感じでした（とてもいいことです！）。
また、参加者の意識が高く、それぞれの講評の際に参加者間で軽いブレスト状態にもなりましたが、
それも長引かずに自然と収束していきました。
たくさんの有意義なアイデアが出てきて、多忙なcremaさんご自身があれもこれも対応したりして、
ますます彼女の睡眠時間が削られてしまうのでは…？と懸念してしまったほどです。

リハーサルそのものの時間は、当初の予定より早めに終わりましたが、その分休憩時間を延ばしました。
また、講評が若干長引きましたが、会場サイドから承諾をいただき、約10分程度の延長で終了しました。

cremaさん本人には、リハーサルの締めくくりに「講評を受けて、本番までどうしていきたいか」を発表していただきました。

プレゼンのスライドは、リハーサルでの講評を反映し、さらにcremaさんのデザインセンスやユーモアも
大いに盛り込んだものにブラッシュアップされました。
確認用にリハーサル参加者へ配布されたのをみて、感動し泣きそうになったくらいです（本当に）。

私はあいにく、イベント本番に立ち会えなかったので、リハーサルの成果、そしてプレゼンそのものの
実際は、cremaさんのブログやイベント参加者のブログ、生の声に譲ります。

とまあ、長々となりましたが、プレゼンのリハーサルはニッチなものなので（笑）
会議の設定やWebサイトなどの成果物の評価、ワークショップの企画などにおいて、
なんらかのヒントになればと思います。